Het verzenden van pallets naar het Verenigd Koninkrijk (VK) vergt sinds Brexit een grondige voorbereiding. Waar goederenverkeer vóór 2021 vrij door de EU kon bewegen, gelden nu douaneprocedures, extra documenten en nieuwe regels. In dit artikel begeleiden we mkb-ondernemers van A tot Z bij pallettransport naar én vanuit het VK. We bespreken de douaneprocessen, de rol van verzender en vervoerder, benodigde documenten (en hoe u ze invult) en aandachtspunten zoals incoterms, directe vertegenwoordiging bij douane, en het opstellen van een correcte factuur. Het doel is om u te ondersteunen bij zowel export naar het VK als import uit het VK, zodat uw pallets vlot de grens over gaan zonder onnodige vertragingen of kosten.
Inhoudsopgave
Rol van de verzender versus de vervoerder
Een goede rolverdeling tussen u als verlader (exporteur/importeur) en de vervoerder is cruciaal. Uw rol als verzender is om de goederen transportklaar te maken en te zorgen voor alle benodigde informatie en documenten. U bent verantwoordelijk voor juiste en tijdige douaneaangiftes, of u deze nu zelf doet of uitbesteedt . Zo moet u onder meer zorgen voor een volledige commerciële factuur, eventuele vergunningen/certificaten en de uitvoeraangifte bij export.
De rol van de vervoerder (transporteur) is het fysieke vervoer van de pallets en het in goede orde aanbieden daarvan aan de ferry, trein of douanekantoren. De vervoerder vertrouwt op de door u aangeleverde documentatie en referenties. Zorg dat u de transporteur tijdig voorziet van alle relevante gegevens: bijvoorbeeld het MRN-nummer van uw uitvoeraangifte en (indien van toepassing) het importreferentienummer of transitdocument voor de overkant. Zonder de juiste import- en exportdocumenten zal de chauffeur niet mogen inschepen – een vervoerder die aankomt bij ferry of tunnel zonder correcte papieren wordt teruggestuurd .
Sommige vervoerders of expeditiebedrijven kunnen u helpen met douanezaken, bijvoorbeeld door als directe vertegenwoordiger namens u aangifte te doen. In dat geval neemt de transporteur of douane-expediteur de praktische afhandeling over, maar u blijft als eigenaar van de goederen verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens . Zorg dat u in zo’n geval een machtiging directe vertegenwoordiging tekent en alle informatie correct en compleet aanlevert. De vervoerder zal op basis hiervan de douaneformaliteiten regelen, maar bij fouten of onvolledigheden kan de zending alsnog vertraging oplopen en bent ú aansprakelijk voor eventuele invoerrechten of boetes.
Kortom, communiceer helder met uw vervoerder over wie welke taak oppakt. Maak vooraf afspraken: regelt u zelf de exportpapieren of doet de vervoerder dat? Wie verzorgt de inklaring aan de overzijde? Leg deze verantwoordelijkheden vast (bijvoorbeeld via de afgesproken Incoterms in uw contract) zodat iedereen weet waar hij aan toe is. In de volgende secties gaan we stap voor stap in op het proces van export en import.
Exporteren van pallets naar het VK (transport naar UK)
Bij pallettransport naar het Verenigd Koninkrijk moet u rekening houden met zowel de exportregels van de EU/Nederland als de importregels van het VK. Hieronder bespreken we per stap waar u op moet letten als u goederen vanuit Nederland/Europa naar het VK exporteert.
Kies de juiste leveringsvoorwaarden (Incoterms)
Begin met het afspreken van Incoterms met uw Britse klant. Een Incoterm bepaalt wie verantwoordelijk is voor transport, verzekering en douaneafhandeling. Voor zendingen naar het VK worden vaak voorwaarden als DAP (Delivered At Place) of DDP (Delivered Duty Paid) gebruikt. Met DAP levert u de goederen af op locatie in het VK, maar is de Britse klant importeur die de inklaring en importkosten op zich neemt. Met DDP daarentegen verzorgt ú alle formaliteiten tot en met invoer in het VK – u draagt dan dus de Britse invoer-BTW en eventuele invoerrechten af, wat registratie in het VK vereist . Kies een Incoterm die past bij uw en uw klant’s wensen en expertise, en leg duidelijk vast wie de importformaliteiten op zich neemt.
Tip: Bent u onervaren met export buiten de EU? Vermijd dan bij voorkeur Incoterms waarbij u zelf de import in het VK moet doen (zoals DDP). Het is vaak eenvoudiger om de Britse afnemer verantwoordelijk te maken voor de inklaring (bijvoorbeeld via DAP of CIP), zodat zij de lokale procedures afhandelen. Welke Incoterm ook wordt gekozen, vermeld deze altijd expliciet op uw factuur (inclusief afgesproken plaats van levering) .
Voorbereiding: EORI-nummer en registratie
Zorg dat uw bedrijf een EORI-nummer heeft. Een EORI-nummer (Economic Operator Registration and Identification) is verplicht om douaneaangifte te mogen doen bij handel met landen buiten de EU . U kunt een EORI gratis aanvragen bij de Douane; vaak is dit simpelweg uw BTW-nummer met een extra code. Zonder EORI kan er geen uitvoeraangifte worden ingediend. Vermeld uw EORI-nummer ook op de handelsfactuur en andere documenten, zodat alle partijen (douane, vervoerder, ontvanger) het meteen bij de hand hebben .
Is volgens de gemaakte afspraken úw bedrijf verantwoordelijk voor de invoer in het VK (bijvoorbeeld onder DDP)? Dan heeft u óók een Brits EORI-nummer nodig . Daarnaast moet u zich mogelijk registreren voor Britse BTW (VAT) als u daar invoer-BTW moet afdragen . Deze formaliteiten kosten tijd, dus begin hier ruim voor de eerste zending aan. In veel gevallen zal echter de Britse klant importeur zijn, en gebruiken zij hun eigen GB EORI en VAT-nummer voor de inklaring.
Uitvoeraangifte in Nederland (douane-uitklaring)
Voor elke zending goederen naar het VK moet een uitvoeraangifte gedaan worden bij de Nederlandse Douane. Dit is de officiële melding dat uw goederen de EU verlaten. U (of uw douane-expediteur) dient de uitvoeraangifte elektronisch in, inclusief details over de goederen (HS-codes, waarde, gewicht, oorsprong, etc.). Pas na goedkeuring (“uitvoer verloofd”) mogen de pallets fysiek uitgevoerd worden . Plan dit tijdig: doe de aangifte voor het moment van transport, zodat u de toestemming en het MRN-nummer (Movement Reference Number) op tijd ontvangt.
In de uitvoeraangifte vermeldt u onder meer de juiste goederencodes (HS-codes) voor uw producten. Deze codes bepalen of uitvoerbeperkingen gelden en dienen ook voor de aangifte in het VK. Zorg dat de HS-codes kloppen – hiermee voorkomt u problemen later bij de Britse inklaring . Ook geeft u een statistische waarde, het aantal pallets/collo en het gewicht op. Na afhandeling ontvangt u een bevestiging (uitvoerdocument met MRN) als bewijs dat de goederen de EU hebben verlaten; bewaar dit voor uw BTW-administratie (het dient als bewijs voor 0% BTW bij export) .
U kunt de uitvoeraangifte zelf indienen via de douanesystemen, maar veel mkb’ers besteden dit uit aan een expediteur of douane-agent. Zo’n specialist kan namens u de douanezaken regelen. Besluit u dit uit te besteden, geef dan een machtiging (directe vertegenwoordiging) en zorg dat u de agent alle juiste informatie geeft. Onervaren met douane? Overweeg uitbesteding – de regels zijn complex, en een foutje kan tot oponthoud of boetes leiden . Bijvoorbeeld via een douane-expediteur (die alleen de aangiftes doet) of een expediteur die zowel transport als douane voor u regelt .
Vervoer naar het VK en grensprocedures
Heeft u de exportdocumenten op orde en staat de zending gereed? Dan kan het fysieke transport naar het VK beginnen. Kies een betrouwbare vervoerder die ervaring heeft met post-Brexit transport. Voor palletzendingen naar de UK gaat het vervoer meestal per vrachtwagen + ferry (of via de Eurotunnel). Hierbij zijn extra meldingen bij de haven vereist:
Voormelden bij Nederlandse ferryterminals: Exporteert u via een Nederlandse zeehaven (bijv. Rotterdam of Hoek van Holland)? Dan moet de uitvoeraangifte gekoppeld worden aan een Portbase-voormelding voor de ferry. Via het Portbase-systeem meldt u uw zending aan bij de terminal, onder opgave van het MRN van de uitvoeraangifte . Dit is verplicht; zonder voormelding komt de truck niet op de boot. Vaak verzorgt de ferry-operator of expediteur dit op basis van uw MRN, maar controleer dat het gedaan is.
Goods Movement Reference (GMR) voor de overtocht: De Britse overheid vereist dat alle importzendingen vooraf bekend zijn in het Goods Vehicle Movement Service (GVMS). De vervoerder bundelt alle douanereferenties van de lading in één Goods Movement Reference (GMR) . Zonder geldige GMR mag de vrachtwagen de ferry of tunnel niet op. Meestal maakt de transporteur dit GMR-nummer aan (ze hebben hiervoor een UK Government Gateway-account en het GB EORI nodig) . Zorg dat de vervoerder tijdig alle gegevens heeft, zoals het MRN van de uitvoeraangifte en/of transitdocumenten, zodat hij de GMR kan aanmaken vóór aankomst bij de haven.
CMR-vrachtbrief: Voor internationaal wegvervoer is een CMR-vrachtbrief verplicht. Dit document vormt het vervoerscontract tussen u en de transporteur. U kunt de CMR door uw vervoerder laten opmaken of zelf invullen. Zorg voor minstens 3 exemplaren: één voor uzelf (afzender), één voor de ontvanger, en één die met de goederen meereist . Op de CMR noteert u o.a. afzender, ontvanger, beschrijving van de goederen, aantal pallets, gewicht en het MRN-nummer van de uitvoeraangifte . De CMR wordt bij aflevering getekend door de ontvanger als bewijs van ontvangst – bewaar dit goed (ook weer van belang voor bewijs export). Vergeet niet dat de chauffeur de CMR en andere relevante papieren bij zich moet hebben; alle internationale ritten moeten een CMR-note hebben .
Tijdens de overtocht of bij aankomst vinden doorgaans geen fysieke douanecontroles plaats als alle zaken correct zijn voorgemeld (het VK hanteert een pre-lodgement systeem: vooraf indienen, dan doorrijden). Wel kan uw zending geselecteerd worden voor controle door de Britse douane, zeker bij bepaalde goederen (zie verderop). In dat geval krijgt de chauffeur instructies om naar een Inland Border Facility te gaan voor documentencontrole of inspectie. Dit is onderdeel van het Britse systeem om de grensovergang te versnellen door controles elders te doen .
Britse importaangifte en inklaring in het VK
Wanneer de pallets in Groot-Brittannië aankomen, moet een invoeraangifte in het VK worden ingediend bij HMRC (de Britse douane). Zoals eerder genoemd, hangt het van de gemaakte afspraken (Incoterms) af wie de importaangifte regelt . In de praktijk wordt meestal de Britse importeur (uw klant) hiervoor verantwoordelijk gesteld . Die zal dan via een import-broker of eigen douanesysteem de goederen aangeven in het Customs Declaration Service (CDS), het digitale douaneplatform van het VK .
Heeft u echter met uw klant afgesproken dat u DDP levert (of om een andere reden zelf de inklaring wilt doen), dan moet ú of uw Britse vertegenwoordiger de invoeraangifte indienen. Daarvoor heeft u een Brits EORI en VAT-registratie nodig zoals eerder genoemd, en doorgaans schakelt u ter plekke een customs agent in . De Britse overheid biedt online uitleg stap-voor-stap over het importproces . Belangrijk: iedereen mag in principe zelf aangifte doen, maar het VK-douanesysteem kan complex zijn en vereist lokale kennis. Het is daarom aan te raden een Britse douane-expediteur of broker te gebruiken als u het zelf zou moeten doen .
Eenmaal de invoeraangifte verstuurd, beoordeelt HMRC of er invoerrechten en BTW verschuldigd zijn. Dankzij het handelsakkoord EU-VK (Trade and Cooperation Agreement) zijn de meeste goederen van EU-oorsprong tariefvrij (0% invoerrechten) in het VK . U moet dit wel aantonen met een oorsprongsverklaring op de factuur (zie verderop voor uitleg) . Goederen die níet van preferentiële EU-oorsprong zijn (bijvoorbeeld producten grotendeels vervaardigd in China) krijgen het UK-tarief volgens het UK Global Tariff-schema. Als exporteur is het verstandig om uw klant een correcte oorsprongsverklaring te leveren, zodat zij geen onnodige tarieven betalen.
Naast eventuele invoerrechten zal de Britse importeur BTW (VAT) moeten afdragen. Het VK hanteert 20% standaard btw op de douanewaarde plus eventuele duties. Britse bedrijven kunnen gebruikmaken van postponed VAT accounting, waarmee ze de import-btw in hun eigen BTW-aangifte verrekenen in plaats van direct te betalen – dit ter info voor uw klant. Als u zelf importeur bent (DDP-scenario) zult u deze VAT moeten voldoen of via uw UK VAT-aangifte afdragen.
Na succesvolle inklaring geeft de Britse douane een importdocument (entry) vrij. De goederen kunnen dan worden afgeleverd bij uw klant. Vaak krijgt de chauffeur een bevestiging dat hij kan doorrijden (“clearance granted”) via het GVMS/GMR systeem, soms al tijdens de overtocht. Gaat er iets mis – bijv. documenten niet in orde – dan zal de zending worden aangehouden. In dat geval moet worden uitgezocht wat ontbreekt (de truck kan worden verwezen naar een douaneterrein). Dit benadrukt nogmaals: zorg voor volledige en juiste documentatie vóórdat de vracht vertrekt.
Extra eisen en aandachtspunten bij export naar het VK
Houten pallets en verpakkingen (ISPM-15): Een heel belangrijk punt voor pallettransport is dat alle houten verpakkingsmaterialen (pallets, kratten, kisten, stuwhout) tussen de EU en het VK moeten voldoen aan ISPM-15. Dit houdt in dat het hout warmtebehandeld of fumigated moet zijn en voorzien van het officiële IPPC-stempel. Sinds 1 januari 2021 is dit verplicht voor handel tussen de EU en het VK . Pallets die niet ISPM-15 gecertificeerd zijn, kunnen bij de grens geblokkeerd en teruggezonden worden door de douane , met alle vertraging en kosten van dien. Zorg dus dat u gecertificeerde pallets gebruikt; de meeste Europese palletpools (EPAL e.d.) zijn dat standaard, maar let op bij hergebruikte of onbekende pallets. Controleer op de pallet het ISPM-15 merkteken (een gebrandmerkt logo met landcode en unieke nummers). Dit voorkomt onprettige verrassingen.
Producteisen en verboden: Houd rekening met Britse productregels. Het VK heeft eigen eisen voor bv. markeringen (UKCA-markering vervangt CE voor bepaalde producten), maar voor het transport specifiek zijn certificaten belangrijk als u dierlijke of plantaardige producten exporteert. Voor levensmiddelen, planten en dierlijke producten moet u vaak een gezondheidscertificaat van de NVWA hebben, en sinds eind 2023/begin 2024 voert het VK stapsgewijs strengere controles in (via het Border Target Operating Model). Zo is per 30 april 2024 fysieke controle aan de grens gestart voor hoog-risico goederen, en moet u IPAFFS-vooraanmeldingen doen voor zendingen van dierlijke oorsprong en planten . Dit houdt in dat u – of uw importeur – vooraf de komst van dergelijke goederen meldt in het Britse IPAFFS-systeem . Als u reguliere goederen exporteert (machines, consumentenproducten, etc.) is dit doorgaans niet aan de orde, maar check altijd of er speciale vergunningen of verboden gelden. Bepaalde goederen mogen niet zomaar worden ingevoerd (denk aan wapens, bepaalde chemicaliën, cultuurgoederen, etc.). De Britse overheid biedt online een overzicht van invoerverboden en -beperkingen . Verifieer dit voor uw product om problemen bij aankomst te voorkomen.
Safety & Security declarations (ENS): Nieuw per 2025 is dat nu ook voorafgaande veiligheidsaangiftes nodig zijn richting het VK. Dit heet de Entry Summary Declaration (ENS). De ENS is een melding met veiligheid- en beveiligingsinformatie die vóór vertrek van de EU gemaakt moet worden voor alle goederen die het VK ingaan . In de praktijk zal uw vervoerder deze ENS-aangifte indienen, meestal als onderdeel van het ferry-booking proces of via zijn eigen software . U moet de transporteur hiervoor tijdig de benodigde gegevens geven, zoals een kopie van eventuele gezondheidscertificaten en gedetailleerde omschrijving van de lading . Deze verplichting vloeit voort uit het Britse Border Target Operating Model (BTOM) en is bedoeld om veiligheid en douanerisico’s al voor aankomst te beoordelen. Let op: dit staat los van de douaneaangiften zelf – het is een extra melding. Zorg dat uw vervoerder bevestigt dat de ENS (vaak via het Submit Advance Cargo Information systeem) in orde is.
Bewijs van uitvoer: Tot slot, vergeet niet uw administratie op orde te houden. Voor de Nederlandse fiscus moet u kunnen aantonen dat uw goederen echt uitgevoerd zijn naar het VK, omdat u 0% BTW hebt berekend op de factuur. Bewaar daarom uw uitvoeraangifte met uitgaand douanebewijs (uitvoerbevestiging) en het getekende transportdocument (CMR) als bewijs . Deze documenten dienen ook als onderbouwing bij eventuele vragen van de Belastingdienst. Hetzelfde geldt bij retourzendingen: komen goederen terug uit het VK, dan kunt u ze onder voorwaarden als terugkerende goederen weer invoeren zonder opnieuw invoerrechten te betalen, mits u het originele uitvoerdocument kunt overleggen .
Door bovenstaande stappen te volgen en proactief te handelen, zorgt u dat export naar het VK soepel verloopt. In het volgende deel bekijken we de omgekeerde richting: het importeren van pallets vanuit het VK naar Nederland, wat grotendeels het spiegelbeeld is met enkele eigen aandachtspunten.
Importeren van pallets uit het VK (transport vanuit UK)
Ook voor palletzendingen vanuit het Verenigd Koninkrijk naar Nederland moeten zowel Britse als Nederlandse douaneformaliteiten worden vervuld. Hier bekijken we stap voor stap wat er komt kijken bij import uit het VK (dus goederen die in het VK vertrekken en bij u in Nederland aankomen).
Exportformaliteiten in het VK
Voordat goederen vanuit het VK naar Nederland kunnen komen, moeten ze eerst correct uit het VK uitgevoerd worden. Dit is primair de verantwoordelijkheid van de Britse verzender/exporteur. Als Nederlandse importeur doet u er echter goed aan uw Britse leverancier hierover te instrueren en samen te werken. Concreet moet de Britse leverancier:
Uitvoeraangifte in het VK indienen bij HMRC. Net als wij dat moeten bij export, moet in het VK aangifte gedaan worden dat de goederen het land verlaten. Zonder uitvoervergunning laat de Britse douane de goederen niet gaan. Meestal schakelt de Britse exporteur hiervoor een lokale douane-expediteur in of doet het via eigen software.
Commercial invoice en paklijst opmaken. De Britse zijde maakt ook een factuur voor de zending op (inclusief alle douane-informatie) en meestal een paklijst. Tip: Vraag om een duidelijke paklijst en factuur met alle benodigde gegevens (zie ook onze checklist verderop), zodat uw Nederlandse inklaring soepel kan verlopen.
Eventuele exportcontrole en vergunningen: Controleer of de goederen misschien onder exportcontrole vallen (bijvoorbeeld strategische goederen, dual-use items, etc.). Het VK hanteert eigen exportregels. Als importeur kunt u navragen of de exporteur een export license nodig heeft. Dit is vooral bij high-tech, defensiegerelateerde of bepaalde chemische producten relevant.
Communiceer goed met uw Britse leverancier dat u de export documents pack bij de zending verwacht, inclusief het MRN van hun uitvoeraangifte en een kopie van de factuur. Veel transporteurs eisen dat de UK-exporteur vooraf een EXS/exit summary declaration (vergelijkbaar met ENS, maar dan exit) doet als de goederen in transit gaan – dit is meestal afgedekt via de uitvoeraangifte. Zorg dat de leverancier ook weet dat de pallets ISPM-15 gehanteerd moeten zijn, net zoals andersom, om problemen bij binnenkomst in de EU te voorkomen.
Transport vanuit het VK en aankomst in Nederland
Voor het fysieke transport vanuit het VK gelden vergelijkbare stappen als heenweg, maar in omgekeerde volgorde:
In het VK laadt de vervoerder de pallets en krijgt van de exporteur de benodigde papieren (factuur, CMR, export declaration reference). De chauffeur heeft weer een CMR-vrachtbrief nodig die de lading omschrijft, plus idealiter de referentie van de UK-uitvoeraangifte daarop.
De transporteur maakt een Goods Movement Reference (GMR) aan voor de rit vanuit het VK naar de EU. Ook voor export vanuit het VK moeten alle douanereferenties gebundeld worden in een GMR voor de ferry/Eurotunnel. Dit GMR bevat doorgaans het MRN van de UK-uitvoeraangifte of het transitdocument. Zonder GMR komt de vrachtwagen in het VK niet van de ferry-terminal af.
Ferry en douane VK: Bij het inschepen in bijvoorbeeld Dover of via de Tunnel zal de chauffeur moeten aantonen dat er douanedocumentatie is (de GMR die ‘groen’ licht geeft). Sinds het afschaffen van de Kent Access Permit hoefde er geen aparte toelating meer te worden aangevraagd, maar de papieren moeten kloppen, anders volgt weigering .
Eenmaal de Noordzee over, komt de truck de EU binnen (vaak via Nederland, België of Frankrijk afhankelijk van de route). Hier begint het invoerproces in de EU/Nederland.
Invoeraangifte in Nederland (inklaring)
Zodra de pallets in Nederland aankomen, moeten ze bij de Nederlandse Douane worden ingeklaard middels een invoeraangifte. Als importeur bent ú hiervoor verantwoordelijk. U dient een invoeraangifte (AGS/DMS) in, of u laat dit doen door uw douane-expediteur. Hierin vermeldt u alle relevante details: goederenomschrijving, HS-codes, hoeveelheden, waarde, gewicht, land van herkomst, enz. Net als bij export heeft u uw EORI-nummer nodig voor de aangifte .
Belangrijk is het onderscheid tussen land van herkomst en oorsprong. De herkomst (land van verzending) is VK, maar voor de berekening van invoerrechten kijkt men naar de preferentiële oorsprong van de goederen. Dankzij het EU-VK handelsverdrag kunt u 0% invoerrechten toepassen voor goederen van preferentiële VK-oorsprong (en ook EU-oorsprong, maar hier gaat het om VK goederen die u importeert) . Dit betekent praktisch: als de producten volledig in het VK zijn gemaakt of voldoende bewerking daar hebben ondergaan volgens de oorsprongsregels, dan kunt u ze invoeren zonder douanetarief. U moet dit echter aantonen middels een oorsprongsverklaring op de factuur van uw leverancier. Laat uw Britse leverancier daarom op de handelsfactuur verklaren dat de goederen van VK-preferentiële oorsprong zijn, inclusief zijn Brits EORI-nummer of registratienummer. Voor zendingen boven €6.000 moet de Britse exporteur een registratienummer (equivalent aan REX, in het VK heet dit mogelijk UK Registered Exporter nummer of gebruiken ze hun EORI) vermelden in die verklaring . Is zo’n verklaring aanwezig en geldig, dan kunt u in uw invoeraangifte tariefpreferentie claimen (code “U110” of overeenkomstige aanduiding in de aangifte). De Nederlandse Douane zal dan 0% rechten toepassen op basis van het verdrag.
Heeft u géén oorsprongsverklaring, of voldoen de goederen niet aan de voorwaarden (bv. producten van buiten de EU/VK zonder genoeg bewerking)? Dan moet u mogelijk invoerrechten betalen volgens het gemeenschappelijke EU-tarief. Check via de Taric-database of Access2Markets portal welk tarief voor uw product geldt uit het VK. Veel tarieven zijn overigens 0% of laag, maar sommige sectoren (bijv. voeding, textiel) kunnen anders zijn. Kreeg u ten onrechte geen oorsprongsverklaring terwijl goederen wel VK-made zijn, kunt u die alsnog opvragen en achteraf (via terugbetaling) het recht herzien – beter is het echter meteen goed te regelen.
Na de aangifte krijgt u van de douane bericht of de zending is vrijgegeven of dat er controle nodig is. In meeste gevallen bij groupage zal, als de papieren op orde zijn, de inklaring digitaal automatisch geschieden en kunt u de goederen meteen doorleveren. Zorg dat u het invoerdocument (Enig document of elektronisch alternatief) ontvangt en archiveert. Hierop staat het definitieve bedrag aan invoerrechten (zo niet vrijgesteld) en btw.
Invoer-BTW en artikel 23
Bij import uit het VK moet u ook omzetbelasting (btw) afdragen over de ingevoerde goederen. Dit betreft Nederlandse btw (21% voor de meeste goederen) over de douanewaarde plus invoerrechten (als die er zijn). Veel Nederlandse ondernemers hebben echter een artikel 23-vergunning. Met een artikel 23 btw-verlegging kunt u de verschuldigde invoer-btw verleggen naar uw reguliere BTW-aangifte in plaats van direct aan de douane te betalen . Dit is een cashflow-voordeel: u hoeft de btw niet voor te schieten. Zo’n vergunning vraagt u aan bij de Belastingdienst. Heeft u artikel 23, dan vermeldt u dit in de invoeraangifte (u betaalt dan €0 bij douane en geeft de btw aan in uw kwartaalaangifte). Zonder artikel 23 zult u de invoer-btw aan de douane moeten voldoen (u ontvangt daarvoor een aanslag). Voor de volledigheid: deze btw is wel aftrekbaar in uw BTW-aangifte als voorbelasting, mits de import gerelateerd is aan belaste omzet.
Controleer ook of uw Britse leverancier Nederlandse btw in rekening heeft gebracht. Sinds Brexit geldt leveringen van UK naar NL als export voor hen (0% UK VAT) en import voor u. Normaal hoort de Britse leverancier dus zonder Britse btw te factureren. U betaalt de btw dan via de import. Mochten ze toch UK VAT rekenen (bijvoorbeeld bij kleine webshopzendingen onder een drempel), dan kan dat te maken hebben met specifieke e-commerce regels – maar bij palletzendingen tussen bedrijven is dat meestal niet het geval.
Aandachtspunten bij import uit het VK
Controle op douanedocumenten: Zorg dat u van de chauffeur of vervoerder bij aankomst alle relevante papieren krijgt: de Britse exportdocumenten (of minstens het MRN daarvan), de CMR en de handelsfactuur/paklijst. U hebt deze nodig voor uw aangifte en als iets niet klopt, kunt u sneller handelen. Soms komt een zending het EU-douanegebied binnen onder een T1-transitdocument (bijvoorbeeld als de inklaring niet direct aan de grens gebeurt). In dat geval moet dat transitdocument bij een Nederlands douanekantoor worden aangezuiverd (afgemeld) . Meestal neemt uw douane-expediteur of de terminal dit automatisch mee, maar als u merkt dat uw zending onder transit staat, zorg dat deze wordt afgesloten bij inklaring. Niet-afgesloten transits kunnen later tot problemen leiden (de douane gaat dan uit van onregelmatige invoer) . Gelukkig komt dit bij reguliere palletdistributie zelden voor, omdat men vaak direct in de aankomsthaven inklaart of via ferry’s met pre-lodgement werkt.
Keuringen en inspecties: Net als het VK, controleert de EU ook importen van dierlijke en plantaardige producten streng. Als u bijvoorbeeld voeding, planten of dierlijke producten importeert, moeten deze via een Border Control Post (BCD in NL: grenscontrolepost) binnenkomen voor NVWA-controle. Dover-Calais/Rotterdam e.d. zijn hierop ingericht. Uw zending moet vergezeld gaan van EU-conforme gezondheidscertificaten die uw leverancier via hun autoriteiten geregeld moet hebben. Zonder juiste papieren kan de NVWA uw goederen blokkeren – zoals de NVWA waarschuwde: “Zendingen zonder de juiste papieren komen in de problemen.” . Check dus vooraf of uw product een fytosanitair of veterinair certificaat nodig heeft en maak duidelijke afspraken dat de Britse verzender dit regelt.
Douanewaarde en kosten: Let op hoe u de douanewaarde bepaalt. Dit is meestal de factuurwaarde plus transport- en verzekeringskosten tot aan de EU-grens. Als op de factuur bijvoorbeeld DAP Eindhoven staat, dan bevat de prijs al transport t/m Nederland – voor douanewaarde mag u die buitenlandse transportkosten tot EU-grens inbegrepen laten. Als het EXW UK is, moet u de vervoerskosten naar NL optellen bij de waarde. Ook eventuele Britse exportkosten of bijvoorbeeld export insurance zouden in de douanewaarde opgenomen moeten worden. Voorkom discussie met douane door een duidelijke kostenuitsplitsing te hebben als het niet standaard is.
Accijnsgoederen: Importeert u accijnsplichtige goederen zoals alcohol of tabak? Dan zijn er aanvullende regels. Brexit betekent dat accijnsgoederen nu vanuit VK als import komen; u moet dan in EMCS (Excise Movement) werken of via uw vergunninghouder. Dit gaat wat ver voor dit artikel, maar wees u ervan bewust dat naast douane ook accijnsformaliteiten gelden .
Samengevat is import uit het VK goed te doen, mits de exportkant de papieren op orde heeft en u als importeur uw inklaring zorgvuldig voorbereidt. Communiceer ook hier weer goed met uw leverancier en vervoerder. Dan kunnen uw pallets vlot van de Britse werkvloer naar uw Nederlandse magazijn rollen.
Douane-afhandeling: proces en verantwoordelijkheden
Zowel bij export als import heeft u gemerkt dat er twee gescheiden douaneprocessen zijn: één bij uitgang land A en één bij binnenkomst land B. Het is belangrijk dit als één geheel te benaderen en goed op elkaar af te stemmen. Hier zetten we de douane-afhandeling van zo’n EU–VK transport nog eens op een rij:
Uitvoeraangifte land van verzending: De exporteur maakt in het eigen land een uitvoeraangifte op. Voor een zending NL→VK is dat in Nederland; voor VK→NL in het VK. Deze aangifte is nodig om toestemming te krijgen de goederen uit te voeren . Na goedkeuring ontvangt men een bewijs (export clearance met MRN). Dit MRN moet bekend zijn bij de vervoerder en vaak in haven-IT-systemen gemeld worden.
Grenspassage: Bij de grens controleert men of er geldige referenties zijn. Dankzij systemen als Portbase en GVMS wordt dit grotendeels geautomatiseerd. Als alle documenten vooraf in orde zijn (invoer- en uitvoerzijdes), kan de vracht doorgaans doorrijden zonder fysieke stop. Geen document, geen overtocht. Dit principe is strikt: een ferry-terminal of Eurotunnel checkt vooraf de douanestatus. Vandaar onze herhaalde nadruk dat alles vóór aankomst bij de haven geregeld moet zijn.
Invoeraangifte land van bestemming: De importeur (of diens vertegenwoordiger) dient in het aankomstland een invoeraangifte in . Dit kan al vooraf (pre-lodgement) of direct bij aankomst. Sommige grote ferryroutes werken met pre-lodged importaangiften die tijdens de overtocht “risico-analyse” ondergaan, zodat de truck meteen na landing kan doorrijden. In andere gevallen wordt een transitdocument gebruikt en vindt inklaring iets later plaats (maar binnen de gestelde termijnen). Hoe dan ook, uiteindelijk moet een formele inklaring gebeuren waarbij invoerrechten/btw worden vastgesteld en de goederen een douanestatus “vrij” krijgen.
Afgifte en controle: Beide douanes (uitvoer en invoer) kunnen besluiten de zending te controleren. Bijvoorbeeld de Nederlandse douane kan fysieke controle doen voor uitgaan (steekproefsgewijs containers/trucks controleren voor vertrek). De Britse of Nederlandse douane kan bij binnenkomst inspecteren (zeker bij agrarische goederen). U of uw vertegenwoordiger moet dan de goederen en documenten presenteren. Houd hier rekening mee in uw planning – incidenteel kan dit gebeuren.
Na-afhandeling: Bewaar alle documenten van beide zijden. Mocht er achteraf iets niet kloppen (bijvoorbeeld verschil in gewichten, een verkeerde goederencode, etc.), dan kan de douane navordering of vragen sturen. Met complete dossiers kunt u dit afhandelen. Ook als uw vervoerder onder directe vertegenwoordiging aangifte deed, bent ú degene die daar verantwoording voor moet kunnen afleggen .
In het hele douaneproces is nauwkeurigheid cruciaal. Enkele tips om de afhandeling vlot te laten verlopen:
Dossiervorming: Maak voor elke zending een dossier met alle stukken: kopie factuur, paklijst, uitvoeraangifte, CMR, importaangifte, correspondentie etc. Zo heeft u bij vragen van douane of fiscus alles paraat.
Volg de status: Veel systemen (Portbase, GVMS, douaneportalen) geven statusinformatie. Uw expediteur kan vaak real-time zien of een aangifte is vrijgegeven. Vraag indien mogelijk toegang tot track&trace van de zending of laat de vervoerder bevestigen als de grens gepasseerd is.
Timings: Houd rekening met cut-off tijden van ferry’s en douaneopeningstijden. Een uitvoeraangifte moet bijvoorbeeld voor een bepaald tijdstip ingediend zijn om dezelfde dag op de boot te kunnen. En als u ’s avonds laat inklaart, zorg dat uw douane-expediteur 24/7 bereikbaar is als er een issue is.
Communicatie bij problemen: Als er onverhoopt iets mis gaat (bijv. “document not found” in het systeem bij de ferry), schakel dan direct uw douane-expediteur in of bel de douanehelpdesk. Vaak is het een klein administratief ding dat snel opgelost kan worden. Laat de chauffeur ook altijd weten dat hij ú moet bellen als er douaneproblemen zijn aan de grens, zodat u actie kunt ondernemen.
Al met al is de douane-afhandeling geen obstakel maar een reeks stappen die integraal deel uitmaken van uw logistieke keten. Door deze stappen intern goed te borgen of aan specialisten uit te besteden, kunt u ook na Brexit betrouwbaar naar het VK blijven leveren en van het VK blijven ontvangen.
Directe vertegenwoordiging uitgelegd
Wanneer u besluit de douaneafhandeling uit te besteden, krijgt u te maken met het concept directe vertegenwoordiging. Dit is de meest gebruikelijke vorm waarbij een douane-expediteur of vervoerder namens u aangifte doet bij de douane. Het is belangrijk te begrijpen wat dit inhoudt:
Bij directe vertegenwoordiging treedt de expediteur op “in naam en voor rekening van” u als importeur/exporteur. U blijft juridisch gezien de aangever en daarmee aansprakelijk voor de aangifte . De douane ziet u als de verantwoordelijke voor o.a. eventuele betalingen van invoerrechten en de naleving van regels. De douane-agent is slechts uw uitvoerende arm. In de praktijk betekent dit dat als er bijvoorbeeld te weinig invoerrechten zijn afgedragen door een fout, de douane die bij ú kan invorderen, niet (alleen) bij de expediteur.
Directe vertegenwoordiging wordt vastgelegd via een machtiging. U ondertekent doorgaans een document waarin u de douane-expediteur machtigt om namens u op te treden voor specifieke douanehandelingen. Zorg dat dit document correct is ingevuld en ondertekend door een bevoegd persoon in uw bedrijf – de douane kan het anders als ongeldig beschouwen. Zonder geldige machtiging mag de vertegenwoordiger eigenlijk niet voor u aangeven.
Waarom kiezen voor directe vertegenwoordiging? Veel logistieke dienstverleners eisen deze vorm, omdat er ook indirecte vertegenwoordiging bestaat waarbij de vertegenwoordiger mede-aansprakelijk wordt. Bij indirecte vertegenwoordiging is de douane-expediteur zelf de formele aangever en draagt hij samen met u de verantwoordelijkheid (en dus ook het risico) . In Nederland wordt indirecte vertegenwoordiging weinig gebruikt, behalve als de opdrachtgever zelf geen vestiging in de EU heeft . Voor EU-bedrijven is direct meestal de norm. Expediteurs willen namelijk meestal niet mede-aansprakelijk zijn voor eventuele douaneschulden, en houden het bij directe vertegenwoordiging.
Voor u betekent dit: hoewel u het werk uit handen geeft, moet u zelf alert blijven op de juistheid van gegevens. Lever altijd tijdig de volledige informatie aan uw douane-expediteur: van juiste HS-codes tot de factuurwaarde en oorsprong. Check de aangiftegegevens indien mogelijk voordat deze wordt ingestuurd. Want, mocht er later iets mis blijken (bijvoorbeeld een verkeerde goederencode waardoor te weinig rechten geheven zijn), dan kan de douane u als schuldenaar aanspreken om bij te betalen . De vertegenwoordiger zal in zo’n geval doorgaans via zijn aansprakelijkheidsvoorwaarden proberen die kosten op u te verhalen als het zijn fout was, maar u draait er in eerste instantie voor op richting douane.
Een voordeel van directe vertegenwoordiging is wel dat uw bedrijf als aangever geregistreerd staat, wat van pas kan komen voor uw eigen historie (bijvoorbeeld bij aanvragen van bepaalde douanevergunningen, zoals vereenvoudigde procedures, waarin ze kijken naar uw aangiftevolume en -compliance). Bovendien blijft zo transparant wat er namens u is gedaan.
Zorg dus dat u een schriftelijke overeenkomst heeft met uw douane-expediteur waarin de relatie en verantwoordelijkheden duidelijk staan (veel expediteurs hanteren algemene voorwaarden, vaak Fenex-condities, waarin ook directe vertegenwoordiging geregeld is). Hierin staat bijvoorbeeld dat u verplicht bent alle juiste info te geven en op tijd, en dat zij netjes volgens uw instructies aangeven.
Conclusie: Directe vertegenwoordiging is een handig instrument om specialistische douanetaken over te laten aan experts, zonder dat u als ondernemer alle ins en outs zelf hoeft te kennen. Maar het ontslaat u niet van verantwoordelijkheid. Blijf betrokken: vraag om kopieën van de ingediende aangiften, controleer de belangrijke rubrieken (waarde, aantal, goederencode, oorsprong) en archiveer alles. Zo profiteert u van vlotte afhandeling, terwijl u de regie behoudt over uw compliance.
Handelsfactuur opstellen voor VK-transport
Een cruciaal document bij pallettransport naar of vanuit het VK is de handelsfactuur (commercial invoice). Dit document wordt door de douane gebruikt om de zending te identificeren en eventueel invoerrechten en btw te berekenen . Het is daarom van groot belang dat uw factuur volledig en correct is. Hieronder bespreken we welke gegevens verplicht of aanbevolen op de factuur moeten staan voor export naar het VK, en geven we een soort template-richtlijn.
Verplichte en aanbevolen factuurgegevens
Zorg dat de volgende elementen op uw factuur vermeld staan:
Uniek factuurnummer en datum: Elke factuur moet een uniek nummer hebben . Dit is belangrijk voor zowel uw eigen administratie als voor douanecontrole, zodat de factuur te koppelen is aan de zending en latere aangiften . Vermeld ook duidelijk de datum waarop de factuur is opgemaakt.
Gegevens verkoper en koper: De volledige naam en adresgegevens van zowel u (exporteur) als de ontvanger/importeur in het VK. Voeg ook contactinformatie toe (telefoon/email) voor eventuele vragen onderweg. EORI-nummers van beide partijen zijn sterk aanbevolen op de factuur te zetten . Het GB EORI van de importeur is in sommige gevallen verplicht bij de aangifte, dus als u dat vooraf noteert is het duidelijk. Ook uw eigen EORI (EU) graag vermelden.
Beschrijving van de goederen: Een duidelijke omschrijving van elk artikel dat op de pallet(s) staat. Vermijd generieke termen; de douane moet kunnen herkennen wat er vervoerd wordt. Voeg eventueel artikel- of modelnummers toe als dat helpt. Beschrijf in het Engels (of tweetalig NL/EN) om misverstanden bij Britse douaniers te voorkomen.
HS-code (goederencode): Noteer per product de HS-code (ten minste de eerste 6-8 cijfers van het tariefnummer) . Bijvoorbeeld: “Plastic pallets – HS Code 392390”. Dit is essentieel voor de douane om het juiste tarief en eventuele controles te bepalen. Het vermelden van de HS-code op de factuur versnelt de inklaring, omdat de douanebeambte niet zelf hoeft te classificeren.
Aantal, gewicht en verpakkingen: Geef aan hoeveel stuks van elk product, eventueel het aantal pallets of dozen, en het totaal brutogewicht van de zending. Vaak zet men een regeltje als “Totale zending: 5 pallets, bruto 1200 kg, netto 1100 kg, 50 colli”. Zorg dat deze gegevens overeenkomen met de informatie in de aangifte en op de CMR.
Waarde en valuta: Vermeld de eenheidsprijs en totale waarde per productregel, plus een totaalbedrag voor de factuur, in de afgesproken valuta (bijvoorbeeld EUR of GBP). Deze waardes worden door de douane gebruikt voor het berekenen van de douanewaarde en eventuele invoerrechten . Als er kosten als vracht of verzekering apart in rekening worden gebracht of inbegrepen zijn, specificeer dit. Bijvoorbeeld: “Inclusief transport tot dest. (CPT geleverd)” of juist “Ex works, transportkosten €500 apart betaald”. Dit helpt bij het bepalen van de douanewaarde.
Incoterm en leveringsplaats: Noteer de afgesproken Incoterm® plus de plaatsnaam . Bijvoorbeeld “DAP Manchester” of “EXW Birmingham”. Dit maakt duidelijk tot hoever de verkoper kosten/risico draagt. De douane kan hieraan zien of transportkosten bij de waarde geteld moeten worden (bij EXW zal de transport t/m grens nog erbij komen in douanewaarde, bij DDP niet, etc.). Ook voorkomt dit discussies met uw klant achteraf.
Land van oorsprong van de goederen: Vermeld per product het land van oorsprong. Bijvoorbeeld “Country of origin: United Kingdom” of “Origin: EU (Netherlands)”. Let op, dit is de economische oorsprong, niet alleen waar het verzonden wordt. Dit is belangrijk voor de douane om te bepalen of preferentiële tarieven van toepassing zijn.
Oorsprongsverklaring (attest van oorsprong): Als uw goederen aan de voorwaarden van preferentiële oorsprong voldoen, voeg dan de officiële factuurverklaring toe. Voor export vanuit de EU naar het VK betekent dit een tekst als: “De exporteur van de producten waarop dit document van toepassing is, verklaart dat deze producten, tenzij duidelijk anders is aangegeven, van preferentiële EU-oorsprong zijn.” gevolgd door plaats, datum, uw handtekening, naam en eventueel uw REX-nummer (indien waarde > €6000) . In het Engels staat de formulering bekend als Statement on Origin. Voor importzendingen vanuit het VK verwacht u zo’n zelfde verklaring maar dan dat de producten van VK-oorsprong zijn, inclusief hun registratienummer. Let op: gebruik de exacte voorgeschreven tekst (deze is te vinden in de handelsverdrag-bijlagen). Met deze verklaring kan uw klant of uzelf invoer zonder invoerrechten claimen .
Handtekening en verklaring juistheid: Eindig de factuur met een ondertekening van een bevoegde persoon en eventueel een zinnetje dat de informatie klopt (“We hereby certify that the above details are true and correct…”). Dit is niet altijd verplicht, maar een ondertekende factuur wekt vertrouwen en is voor bepaalde bestemmingen zelfs vereist. Voor het VK is een handtekening op de factuurverklaring verplicht als u geen REX hebt; heeft u een REX- of UK EORI registratie, volstaat het nummer en is een handtekening niet nodig onder de oorsprongsverklaring, maar wel kunt u de factuur zelf ondertekenen voor de volledigheid.
Conclusie
Pallettransport tussen Nederland (EU) en het Verenigd Koninkrijk vergt sinds Brexit meer papierwerk en aandacht, maar met de juiste kennis is het goed te beheersen. Planning en voorbereiding zijn alles: van het kiezen van de juiste Incoterm en het regelen van EORI-nummers, tot het invullen van douanedocumenten en het naleven van verpakkingsvoorschriften. We hebben de volledige route belicht – zowel export als import, inclusief douaneprocedures aan beide kanten. Belangrijke thema’s zoals directe vertegenwoordiging, de rolverdeling tussen u en de vervoerder, en de factuurvereisten zijn uitgelicht om u te helpen fouten te voorkomen.
Houd rekening met de aandachtspunten (ISPM-15 voor pallets, oorsprongsbewijzen voor tariefvrijstelling, ENS-aanlevering, etc.) en maak gebruik van de expertise van logistieke dienstverleners waar nodig. Officiële bronnen zoals de douane, TLN, RVO en de Britse overheid bieden veel actuele informatie – schroom niet die te raadplegen bij twijfel. Zo meldt RVO bijvoorbeeld dat per 2025 alle uitvoer naar het VK vooraf met een Entry Summary Declaration gemeld moet worden , en KVK benadrukt dat u naast factuur, paklijst en CMR ook altijd de preferentiële oorsprong moet regelen om invoerrechten te voorkomen .
Met deze complete gids heeft u als mkb-ondernemer een houvast om zonder zorgen pallets naar het VK te versturen of daarvandaan te ontvangen. Bereid u goed voor, werk gestructureerd en blijf op de hoogte van wijzigingen in de regelgeving. Zo blijft u uw Britse klanten bedienen alsof er geen kanaal daartussen ligt – op naar succesvolle handel over de grens!
Bronnen: Deze handleiding is samengesteld op basis van informatie van o.a. de Nederlandse Douane, Transport en Logistiek Nederland (TLN), Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), KVK, en officiële Britse overheidsbronnen, aangevuld met praktijkervaring. Voor verdere verdieping raadpleeg de gelinkte bronnen in de tekst voor specifieke topics.
—-
Op het internet is eindeloos veel kennis beschikbaar over de transportmarkt. Abonneer je gratis op nieuwsbrieven en zorg ervoor dat je op de hoogte bent van wijzigingen in de regelgeving en de transportmarkt. Al deze informatie zal je helpen de transportmarkt beter te begrijpen en het vervoer efficiënter te beheren. Enkele tips om te overwegen zijn:
