Dit is een complete gids over Material Requirements Planning (MRP). Eenvoudig gezegd is MRP een plannings en besluitvorming tool die in het productie en/of inkoop proces gebruikt wordt en je helpt bij het volgende:

1. Wanneer en welke productieorders geplaatst moeten worden
2. Hoe groot de productieorders of inkooporders moeten zijn
3. Hoe voorraadniveaus zich in de loop van de tijd zullen ontwikkelen

Om je deze informatie te kunnen geven, moet het MRP tool het volgende weten:

1. Levertijden van alle onderdelen
2. Gewenste veiligheidsvoorraad in geval van schommelingen in de vraag
3. Minimum productie/ordergroottes (MOQ’s)
4. Vraag (prognose)
5. Huidige voorraadniveaus

MRP is vaak geïntegreerd in ERP-systemen zoals Exact, Microsoft Dynamics of SAP. Een volwaardig ERP-systeem of een standalone maar geautomatiseerde MRP-tool kan echter zeer duur zijn of is voor veel bedrijven zelfs niet nodig. In dit artikel leggen wij uit hoe MRP werkt en geven wij je tips die je kunt gebruiken om het MRP-proces te verbeteren.

Ook al heb je de productie uitbesteed, met MRP heb je veel meer controle over de toeleveringsketen (supply chain). Of je nu in een bakkerij of een technologiebedrijf werkt, het implementeren van Material Requirements Planning (MRP) concepten kan je bedrijf veel voordeel opleveren en je helpen te besparen op voorraadkosten, productiekosten en zelfs transportkosten.

Waarom heb je MRP nodig?

Laten we beginnen met het beantwoorden van de vraag: waarom heb je MRP nodig? Om te beginnen is het begrijpen van MRP van cruciaal belang voor elke onderneming die met voorraden te maken heeft.

MRP geeft bedrijven inzicht in de voorraadbehoefte die nodig is om aan de vraag te voldoen in perioden van stabiliteit en wanneer er grote schommelingen in de vraag zijn door bijvoorbeeld seizoensgebondenheid en consumptie. Bovendien helpt het je bedrijf de voorraadniveaus en de productieschema’s te optimaliseren door rekening te houden met de huidige voorraadniveaus, de doorlooptijden, en de minimale productiehoeveelheden (MOQ’s).

Zonder dit inzicht hebben bedrijven maar een beperkt inzicht en reactievermogen.

1. Gebrek aan MRP kan leiden tot het bestellen van te veel voorraad

Wat vervolgens kan leiden tot:

1.1 Hoge voorraadkosten
1.2 Veel inventarisatie afval
1.3 Hoge transportkosten voor inventaris
1.4 Inefficiënte cashflow door vastzittende kasmiddelen in voorraden

2. Gebrek aan MRP kan ertoe leiden dat niet aan de vraag kan worden voldaan omdat sommige componenten niet op voorraad zijn

Uiteindelijk kan dit leiden tot:

2.1 Ontbrekende inkomsten/omzet
2.2 Verlies van huidige en nieuwe klanten
2.3 Extra voorraadrisico’s door verlies van orders

3. Het ontbreken van MRP kan leiden tot verstoringen in de productiecyclus

Belangrijke gevolgen hiervan zijn:

3.1 Hoge vaste kosten per product door stilstand van de productie
3.2 Onregelmatige doorlooptijden als gevolg van voortdurende veranderingen in de productie

Veel bedrijven vertrouwen sterk op MRP voor de planning en controle van productie, voorraad en inkooporders. Als Cargors adviseren wij onze verladers om MRP te begrijpen en in hun voordeel te gebruiken. Het kan ook transportkosten verminderen.

Hoe je MRP kan starten en implementeren - 4 belangrijkste variabelen

Voordat je een MRP tool implementeert, moet je ervoor zorgen dat de invoergegevens volledig gevalideerd zijn. Dit is uiterst cruciaal voor elk MRP tool, want de kwaliteit van je invoer bepaalt de kwaliteit van je uitvoer. In feite is dit de grootste uitdaging in MRP en als je het goed aanpakt, kan het je dat concurrentievoordeel geven waar je naar op zoek was.

In dit gedeelte vind je de 4 belangrijkste variabelen die je moet beheersen.

1. Bouw een tool om je verkoopprognose (forecast) te verzamelen en te verbeteren

De belangrijkste variabele in MRP is de vraag van de klant op het niveau van het eindproduct. Deze informatie is bepalend voor alles en kan, indien slecht uitgevoerd, tot grote gevolgen leiden. Werk nauw samen met de verkoopafdeling en begrijp wat de werkelijke vraag is en hoe de prognose tot stand komt. Een algemene vuistregel is dat een forecast altijd fout is. Zorg er dus voor dat je de nodige controlemechanismen hebt om de prognoses regelmatig te controleren en bij te werken VOORDAT je ze gebruikt.

2. Bouw een hulpmiddel om de nauwkeurigheid van je inventaris te verzamelen en te verbeteren

MRP vergelijkt de vraag met de beschikbare voorraad en de veiligheidsvoorraad. Daarom is het belangrijk dat je weet hoeveel voorraad er op een bepaald moment beschikbaar is. Voordat je voorraadniveaus gebruikt in de MRP-tool, zorg ervoor dat je ten minste de volgende stappen hebt voltooid:

1. Alle productieorders bijwerken of boeken

Een veelgemaakte fout die je moet vermijden: zorg ervoor dat de stuklijsten (BOM) up-to-date zijn voordat een productieorder geboekt wordt. Dit zal veel problemen en voorraadafwijkingen voorkomen.

2. Bijwerken of boeken van alle inkooporders
3. Werk alle verouderde voorraden bij of boek ze af
4. Bijwerken of boeken van alle geleverde verkooporders
5. Overbrengen van inventaris naar de juiste magazijnen

Bij het valideren van inventaris gegevens moet met nog vele andere zaken rekening worden gehouden. Deze paar controles zullen je echter aanzienlijk helpen en de MRP veel beter maken.

3. Begrijpen, structureren en controleren van stuklijsten (BOM)

Je zult wel herkennen dat de meeste problemen op het laatste moment ontstaan door een onjuiste stuklijst (BOM). Bedrijven gaan er vaak van uit dat de stuklijst juist is en missen daardoor het op tijd plaatsen van productie en inkooporders.

Het belangrijkste advies om deze problemen te vermijden is het bijhouden van alle stuklijsten in één overzicht. Bij voorkeur iets dat in het ERP systeem geïntegreerd is om handmatig werk te vermijden.

Een ander advies is om de verschillende lagen in de materiaallijst te begrijpen. Neem bijvoorbeeld het volgende product:

Een eindproduct bestaande uit 2 componenten

1. Materiaal A
2. Materiaal B

Materiaal C
Materiaal D

Kortom, in dit voorbeeld zie je dat het eindproduct bestaat uit 4 materialen, waarbij materiaal B wordt gemaakt van 2 andere materialen.

Enkele lessen hieruit:

1. Zorg ervoor dat alle materialen, die van toepassing zijn, voorkomen in de stuklijsten
2. Zorg ervoor dat je de materialen in de juiste volgorde hebt

Tip van een expert: probeer altijd de werkdruk te minimaliseren door je leveranciers meer te laten doen. In dit voorbeeld kunnen materiaal C en D worden ingekocht door de leverancier van materiaal B. Op die manier hoef jij dat niet meer te beheren.

4. Focus op veiligheidsvoorraden (safety stock) in MRP

Als je ons zou vragen wat de meest genegeerde variabele in het MRP proces is, dan zou het antwoord natuurlijk veiligheidsvoorraad (buffervoorraad) zijn. Zoals je misschien weet, zijn sales forecasts vaak fout en sterk fluctuerend. Om schommelingen in de prognoses of onderbrekingen in de bevoorrading te anticiperen, is het belangrijk je veiligheidsvoorraden te begrijpen en te beheren. Enkele tips over wat je wel en wat je niet moet doen bij het bepalen van de veiligheidsvoorraad:

Wat TE DOEN bij het werken met veiligheidsvoorraden in MRP

1. Meet de onnauwkeurigheid van de forecast
2. Meet KPI’s zoals gemiddelde dagen in voorraad
3. Gebruik wiskundige formules om veiligheidsvoorraden te definiëren

Wat NIET te doen bij het werken met veiligheidsvoorraden in MRP

1. Leg nooit te veel veiligheidsvoorraad aan
2. Gebruik nooit veiligheidsvoorraden om een gebrek aan bekwaamheid in de planning te maskeren
3. Te weinig veiligheidsvoorraden aanleggen en daardoor grote risico’s nemen

Kortom, wat is de beste strategie om het niveau van de veiligheidsvoorraad te bepalen? Het antwoord is dat er geen pasklaar antwoord is. De strategie inzake veiligheidsvoorraden hangt echt af van verschillende factoren, zoals doorlooptijd, variabiliteit van de doorlooptijd, serviceniveaus, beschikbaarheid van materialen, aantal leveranciers, enz.

Cargors algemene advies is:

1. Controleer je veiligheidsvoorraden

Als je een toename ziet in het verbruik van veiligheidsvoorraad, is het misschien tijd om de niveaus te verhogen. Echter, als je daling ziet of de veiligheidsvoorraad altijd stabiel is, is het misschien tijd om de veiligheidsvoorraad te verminderen.

2. Leg nooit te veel veiligheidsvoorraad aan

Ondernemingen hebben altijd de neiging meer veiligheidsvoorraden aan te leggen dan nodig is. De algemene regel zou moeten zijn: probeer altijd het niveau van de veiligheidsvoorraad te verlagen. Dit zal je cashflow positie verbeteren, voorraadkosten verminderen, de productkwaliteit en houdbaarheid op het moment van verkoop verbeteren, enz. Concentreer je in plaats daarvan op het analyseren waarom veiligheidsvoorraden nodig zijn en hoe je het risico kunt verminderen door bijvoorbeeld een andere leverancier te zoeken en de doorlooptijd te verkorten.

Mogelijke nadelen van het gebruik van MRP

Zoals eerder gezegd, hangt het voordeel van MRP echt af van de gegevensinvoer. Slechte input zal leiden tot slechte output. Daarom is het belangrijk dat je zich concentreert op gegevensinvoer. Probeer bovendien altijd de volgende valkuilen te vermijden:

1. Te veel voorraad opbouwen

Werk MRP regelmatig bij en houd altijd de vraag in het oog. Als de vraag daalt, kijk dan altijd naar mogelijkheden om bestellingen te annuleren of leveringen uit te stellen. Wees proactief en denk in oplossingen.

2. Gebruik van verkeerde vraagprognoses zonder validatie van de vraag

Daag verkoopcollega’s uit en maak onnauwkeurigheid in vraagvoorspelling zichtbaar met als doel verbetering. De supply chain is vaak de “gatekeeper” en op de hoogte van de werkelijke bestellingen. Gebruik en deel dit inzicht.

3. MRP gebruiken zonder de juiste opleiding

MRP vereist opleiding en mag niet blindelings worden toegepast. Een goed MRP tool in de verkeerde handen kan leiden tot grote gevolgen, zoals verkeerd geplaatste inkooporders, te late orders, verkeerd ingekochte artikelen, verkeerd ingekochte en geboekte hoeveelheden. Dit zijn slechts enkele voorbeelden.

4. MRP is een statisch instrument dat voortdurend aandacht behoeft

Het kost tijd om een MRP-systeem dat betrouwbaar is, volledig te automatiseren. In de tussentijd, altijd de inputs en outputs in de gaten houden. Een MRP tool kan je adviseren om bepaalde orders te plaatsen die misschien niet nodig zijn wegens veranderingen in de vraag die nog niet in de prognose zijn verwerkt. Als planner, wees up-to-date en beter dan het MRP tool. Valideer altijd de uitvoer voordat je het gebruikt.

Terminologie zoals gebruikt in MRP

Hier vind je enkele termen die vaak in MRP worden gebruikt.

1. Wat betekent een stock-keeping unit (SKU) of artikel in MRP?

Dit kan een naam of nummer zijn van een product dat in voorraad wordt gehouden. MRP wordt gedaan op SKU-niveau.

2. Wat betekent lot grootte in MRP?

Dit is de minimumhoeveelheid die je kunt kopen of produceren.

3. Wat betekent veiligheidsvoorraad in MRP?

Dit is de hoeveelheid voorraad die je moet of wilt aanhouden om schommelingen in de vraag en verstoringen van het aanbod (vertragingen door leveranciers) op te vangen.

4. Wat zijn bruto vereisten in MRP?

Dit is de totale vraag in een bepaalde periode.

5. Wat zijn de netto vereisten in MRP?

Dit is de totale vraag minus de voorraad en de uitstaande orders. Het is de werkelijke hoeveelheid die moet worden geproduceerd om in een bepaalde periode aan de vraag te voldoen.

6.. Wat is doorlooptijd in MRP?

Het is de tijd tussen het begin en het einde van het productie of aankoopproces.

Conclusie over MRP

MRP is een geweldig plannings- en besluitvormingsinstrument dat door duizenden ondernemingen wordt toegepast. Door er op de juiste manier gebruik van te maken, kunnen bedrijven problemen in verband met voorraden aanzienlijk verminderen. Wees echter altijd voorzichtig, want dit instrument is sterk afhankelijk van de gegevens die je erin stopt.

Gebruik MRP met als doel voorraadniveaus, veiligheidsvoorraden en productie inefficiëntie te verlagen. Vermijd een te grote voorraad om inefficiënties bij de planning en inkoop te verbergen. Werk nauw samen met verkoopcollega’s en streef ernaar proactiever te worden.

Mocht je vragen hebben of meer advies nodig hebben, dan horen wij dat graag.

Je kunt op elk moment contact met ons opnemen.

TAGS : Material Requirements Planning MRP